| Pro koho je tento návod: | |:raising_hand:| uchazeč(ka) o členství v Pyvci |
Přečti si :ref:`stanovy` (dlouhé, ale důležité čtení) a zásady zpracování osobních údajů (velmi krátké a srozumitelné čtení).
Přečti si :ref:`jak Pyvec pomáhá <podpora>`.
Napiš e-mail podle následující šablony a s předmětem Žádost o členství ve spolku jej pošli na [email protected]:
Ahoj,
žádám o přijetí za člena spolku Pyvec. V komunitě jsem se již věnoval(a) následujícímu:
- Pomáhal(a) jsem organizátorům hledat speakery pro Zlínské Pyvo...
- Koučoval(a) jsem na jednom PyLadies kurzu...
- ZÁSLUHA
- ZÁSLUHA
Rád(a) bych dále podpořil(a) komunitu tím, že se budu angažovat v Pyvci. Souhlasím se zněním stanov a souhlasím se zpracováním následujících osobních údajů pro účely členství ve spolku:
JMÉNO (jak se představuješ lidem, ideálně i s příjmením - např. Honza Javorek) OBČANSKÉ JMÉNO (jméno a příjmení na oficiální dokumenty - např. Jan Javorek) DATUM NAROZENÍ POŠTOVNÍ DORUČOVACÍ ADRESA E-MAILOVÁ ADRESA (je-li jiná než ze které se posílá e-mail) Mastodon: @USER@SERVER (nepovinné) Twitter: URL (nepovinné) GitHub: URL (nepovinné) LinkedIn: URL (nepovinné)
Souhlasím s umístěním ve veřejném seznamu členů na pyvec.org: ANO/NE
Díky!
Note
Zásluh nemusí být moc, ani nemusí být žádného těžkého kalibru. Nejedná se o členství za zásluhy ani o poměřování, jde spíše o představení se, aby výbor věděl, s kým má tu čest. Komunita je celorepubliková a pro členy výboru nemusí být jednoduché mít přehled o všech aktivních lidech ve všech regionech.
Souhlas s umístěním ve veřejném seznamu členů můžeš kdykoliv odebrat, stačí napsat na [email protected].
Výbor by ti měl potvrdit přijetí přihlášky. Výbor bude následně o tvé přihlášce hlasovat. Záleží na vytíženosti členů výboru, ale nemělo by to nejspíš trvat déle než týden nebo dva.
Výbor odpoví a obeznámí tě s výsledkem hlasování. Měl by uveřejnit zápis do :ref:`zapisy` a přidat tě na Slacku do kanálu :slack:`#pyvec-members`.
Jakmile je zápis z hlasování zveřejněn, můžeš jej spolu s e-maily použít jako důkaz o svém přijetí za člena a doklad svého existujícího členství.
Pyvec nemá zaveden členský poplatek, takže od této chvíle se stačí řídit :ref:`stanovami <stanovy>`.
| Pro koho je tento návod: | |:money_mouth:| kdokoliv využívající :ref:`finančních služeb Pyvce <financni-sluzby>` |
Přečtu si, jak správně využívat :ref:`finančních služeb Pyvce <financni-sluzby>`.
Při nákupech uchovávám účtenky nebo faktury. Faktura musí mít tyto náležitosti:
musí být vystavena na Pyvec, z.s.
- musí mít správnou fakturační adresu Pyvce (uvedena i dole na webu):Korunní 2569/108, 101 00 Praha 10 – Vinohrady
Hint
Pokud se podepisuje nějaká smlouva a podepisuje ji někdo za Pyvec, musí u jejich jména figurovat opět název a adresa Pyvce, ne adresa k němu domů.
Fakturu nebo účtenku dopravím :term:`pokladníkovi <Pokladník>` jedním z následujících způsobů:
- papírovou fakturu nebo účtenku pošlu poštou, osobně donesu nebo po někom pošlu na korespondenční adresu Pyvce (tzn. Ječná) jak je uvedena dole na webu
- elektronickou fakturu nebo účtenku přepošlu na [email protected]
- papírovou účtenku mohu naskenovat nebo dobře a kvalitně vyfotit (tak dobře, aby šla zase vytisknout a založit do účetnictví) a takto ji poslat na [email protected]
K účetnímu dokladu poskytnu na [email protected] následující:
pod jakou skupinu výdaj spadá (PyLadies, PyCon CZ, Pyvo v Brně...)
co to je za věc (pokud není zřejmé z dokladu) a k čemu slouží ("...při každém workshopu konaném v Hospodě na Mýtince potřebujeme prodlužovačku, takže jsme se rozhodli ji koupit")
na jaké číslo účtu mají být proplaceny peníze
Ahoj,
prosím o proplacení faktury v příloze. Spadá pod SKUPINA. Jedná se o VĚC, kterou jsme pořídili abychom vyřešili DŮVOD. Peníze prosím proplatit na ČÍSLO ÚČTU.
Díky!
Tyto informace sděluji e-mailem (ne ústně, ne na papíře, ne na :ref:`Slacku <slack>`), aby byly dohledatelné na jednom místě.
| Pro koho je tento návod: | |:raising_hand:| členové Pyvce, výbor… |
Při elektronických hlasováních používáme emotikony s následujícím významem:
- |:+1:| palec nahoru = souhlasím, hlasuji pro
- |:-1:| palec dolů = nesouhlasím, hlasuji proti
- |:eyes:| oči = zdržuji se hlasování
Jak používat palce na:
Aby se výsledek snadněji sčítal, nemícháme do hlasování žádné jiné emotikony než výše uvedené. Oči umožňují rozlišit nepřítomnost při hlasování (která ovlivňuje usnášeníschopnost) od zdržení se hlasování.
| Pro koho je tento návod: | |:crown:| výbor |
- Na předem domluvený datum a čas je v Google Kalendáři pozvánka na schůzi výboru pro všechny jeho členy, která má připojený odkaz na Google Meet.
- V daný čas si členové výboru otevřou Trello nástěnku s úkoly pro výbor a připojí se na hovor.
- Na nástěnce je každá schůze reprezentována kartičkou ve sloupci Schůze. V ní je seznam věcí, které by měl výbor projednat. Kromě věcí, které na seznam mohou členové výboru volně přidat během předchozího měsíce má program schůze tyto pevné pravidelné body:
- Projít, zda není potřeba něco schválit (Pull Requesty na docs.pyvec.org nebo jinde, granty…). Tento bod zaručuje, že např. žádosti o grant nečekají nikdy déle než měsíc.
- Domluvit se kdy bude další schůze, vytvořit jí kartičku a poslat novou pozvánku do kalendáře. Tento bod zaručuje, že se výbor sejde i další měsíc.
- Výbor volitelně kouká po kartičkách ve sloupci To Do a zkouší je v rámci možností života dobrovolníků postupně řešit.
| Pro koho je tento návod: | |:crown:| výbor |
Osoba žádající o členství napíše e-mail na [email protected]. Tím vznikne doklad o jeho žádosti (ten e-mail, který je možné v případě potřeby dohledat).
V kanále :slack:`#pyvec-board` někdo nadnese:
@board hlasujeme o přijetí XYZ za člena Pyvce, dejte 👍 pokud souhlasíte, 👎 pokud ne, 👀 pokud se chcete zdržet
Čeká se, dokud členové výboru odhlasují tak, že jsou :ref:`usnášeníschopní <usnasenischopnost-vyboru>`, tzn. musí hlasovat více než polovina členů výboru.
Pokud byla osoba přijata, zapíšeme ji do tabulky.
Pokud byla osoba přijata, přidáme ji do kanálu :slack:`#pyvec-members`.
Na začátek aktuálního dokumentu v :ref:`zapisy` přidáme zápis podle následující šablony:
YYYY-MM-DD - elektronické hlasování výboru
Dne D. M. OSOBA požádala e-mailem o přijetí za člena do spolku. Výbor o tomto jednorázově elektronicky hlasoval od D. M. do D. M., kdy bylo hlasování uzavřeno s následujícím výsledkem:
- ČLEN VÝBORU: ano
- ČLEN VÝBORU: ano
- ČLEN VÝBORU: ano
- ČLEN VÝBORU: ne
- ČLEN VÝBORU: ano
OSOBA byla D. M. přijata za člena spolku.
Pokud nějaký člen rady nehlasoval, tak není potřeba jej vůbec uvádět.
Odpovíme na e-mail (opět pro dohledatelnost) jak to dopadlo:
Ahoj,
proběhla schůze výboru Pyvce, kde jsme hlasovali o přijetí nových členů. S radostí ti mohu oznámit, že jsi členem Pyvce! Vítej!
Zápis z naší schůze je k dohledání na https://docs.pyvec.org/operations/meeting-notes.html Zápis a tento e-mail ti slouží jako doklad, že jsi členem.
PODPIS
Jakmile je zápis z hlasování zveřejněn, nový člen jej může spolu s e-maily použít jako důkaz o svém přijetí za člena a doklad svého existujícího členství.
| Pro koho je tento návod: | |:moneybag:| :term:`pokladník <Pokladník>`, předseda |
Někdo využívá :ref:`finančních služeb Pyvce <financni-sluzby>` a krok za krokem následuje návod :ref:`jak-proplatit`. Na Pyvec přijde účetní doklad k proplacení a e-mail s dalšími detaily:
- pod jakou skupinu výdaj spadá
- co to je za věc a k čemu slouží
- na jaké číslo účtu mají být proplaceny peníze
Ověříš, že se něco takového projednávalo a schválilo. Ověříš, jestli sedí částky.
Přihlásíš se do Fio banky a odešleš platbu, přičemž využiješ detaily z e-mailu:
číslo účtu
do zprávy napíšeš:
SKUPINA: proplacení účtu za VĚC
Propiskou napíšeš na papírový doklad slovo PYVEC aby se odlišil od dokladů firmy Fragaria a dáš jej do šuplíku číslo 2 ve Fragarii, odkud se doklady automagicky odesílají k :term:`účetní <Účetní>`.
Note
Ideálně je každý účetní doklad vyřízen samostatnou platbou. Cílem je, aby :term:`účetní <Účetní>` mohla z výpisu snadno evidovat, co k čemu patří.
Pokud je toho víc, třeba při proplácení účtenek z PyCon CZ, sloučíš platby podle čísla účtu, kam se mají proplatit peníze, poznamenáš to do zprávy k platbě a papírové doklady se sepnou sponkou s poznámkou, že byly proplaceny dohromady.
| Pro koho je tento návod: | |:moneybag:| :term:`pokladník <Pokladník>`, předseda |
Někdo Pyvci oznámí "domluvila jsem, že nám PSF pošle milion korun jako sponzorský dar"
Zjisti:
- pod jakou skupinu příjem spadá (PyLadies, PyCon CZ, Pyvo v Brně...)
- na jakou částku
- na jaké fakturační údaje
Napiš e-mail a pošli jej naší :term:`účetní <Účetní>`:
Dobrý den,
prosím o vystavení faktury za Pyvec na částku ČÁSTKA. Účetní středisko je SKUPINA. Fakturační údaje:
FAKTURAČNÍ ÚDAJE
Děkuji
Fakturační údaje neposíláš jako odkaz někam na internet, ale vložíš je přímo do e-mailu jako text.
:term:`Účetní` odpoví připravenou fakturou. :term:`Pokladník` nebo člověk z prvního bodu ji doručí plátci.
Note
Pokud víš, že budeš vystavovat deset faktur, tak neposíláš deset e-mailů, ale připravíš si informace a potom o vystavení všech požádáš jednou zprávou.
| Pro koho je tento návod: | |:moneybag:| :term:`pokladník <Pokladník>`, předseda |
Když se blíží konec roku, :term:`účetní <Účetní>` se ozve, že by potřebovala doklady pro účetní závěrku.
Získej doklady za věci placené v tomto roce od těch, kdo je ještě nedodali, a věci :ref:`proplať <proplaceni>`.
Stáhni výpisy z PayPalu a pošli je :term:`účetní <Účetní>`. Výpisy z transparentního účtu si stahuje sama. Účetní doklady, které jsme jí za celý rok poslali, musí sedět s tím, co je ve výpisech. Když něčemu nerozumí, napíše a doptá se.
:term:`Účetní` pošle zpět účetní závěrku a všechno k daňovému přiznání.
Note
Účetní závěrky máme zatím rozházené po e-mailech a :ref:`Google Drive <google-workspace>`. Toto bychom chtěli do budoucna vylepšit a závěrky podle :ref:`stanov <stanovy>` nechávat schvalovat členskou schůzí a zveřejňovat je.
Nějaké z těch papírů (:term:`účetní <Účetní>` napíše jaké) podepíše předseda a pošle na finanční úřad.