开放会务指南

前言

这篇文章的读者为有志于自发组织一场开源社区的会议，尤其是主要利用业余时间和志愿者资源的开源爱好者和贡献者们。本手册是为中国开源年会 COSCon 而写，但是也适用于其他的一些社区非营利会议。

首先，感谢你做出决定：要投入时间和精力去办一场为期 2 天的 COSCon，这不是一个容易的决定。一旦决定要作这件事情，就意味着你要跟十几位 COSCon 的核心组委会小伙伴们花 4 个月的时间每周至少一个小时的电话会议；在会议召开前的三天惴惴不安，面对各种不完美、难以完成的任务；也意味着你将在你最擅长的领域去贡献，竭尽所能。

组织这样一场会议，也会获得你难以想象的回报。这种回报跟金钱无关，而是你能体会到马斯洛人类需求理论里自我实现那一层的快乐。在到达目标之前会经历各种困难和挫折，而在经历完这些历练之后，你回过头再去看，会看到自己的成长；而这基于痛苦之后的成长，将会是我们未来开源和个人事业之路上的宝库。

指南结构

一场大会，千头万绪。要想涵盖所有的方方面面，非常困难。本指南先将会务工作整理为三个部分：基础认知、筹备执行、现场与收尾。每一章都对应一个明确文件，方便后续逐章补写、审阅和协作。

作为 Agent Skill 使用

本仓库根目录提供了 SKILL.md。把本仓库作为 skill 安装到支持 SKILL.md 的 agent 后，用户可以直接让 agent 基于这套知识库协助制定会议计划、生成模板、检查风险和推进执行。

适合的提问方式：

1. “帮我为一个 100 人的开源 Meetup 制定 6 周筹备计划。”
2. “基于这个 skill，帮我写一份 CFP 文案和讲师邀请信。”
3. “帮我检查这份会议计划还有哪些风险。”
4. “为我的社区会议生成现场 Runbook、志愿者分工表和物料清单。”

安装方式取决于你的 agent 环境。通常可以将整个仓库目录复制或克隆到 agent 的 skills 目录中，例如命名为 open-conference-guide。安装后，agent 会读取 SKILL.md，并按需引用本仓库中的章节和 templates/ 模板。

基础认知

1. 会议分类
   1. 小型聚会（Meetup）
   2. 中型会议（地区性）
   3. 大型会议（全国性）
   4. 国际性会议
2. 目标主题
   1. 为什么要举办会议
   2. 大会主旨与风格设计
   3. 大会主题与分论坛设计
   4. 议程规划
3. 组织架构
   1. 总体组
   2. 会务组
   3. 募捐组
   4. 讲师与议题审核组
   5. 设计组
   6. 文案与媒体组
   7. 志愿者管理组
4. 人员角色
   1. 讲师、嘉宾、参展商、观众
   2. 场地工作人员、翻译、摄影摄像、主持人
   3. 出品人、志愿者、供应商、合作伙伴、记者

筹备执行

1. 时间表
   1. 筹备期
   2. 准备期
   3. 预热期
   4. 开会期
   5. 收关期
   6. 余热期
2. 赞助
   1. 目标赞助商
   2. 赞助等级设计
   3. 赞助商招募
   4. 赞助条款谈判
   5. 预估到账日期
3. 讲师
   1. 邀请讲师
   2. Call for Speakers
   3. 议题征集与评审
   4. 讲师沟通与行程确认
4. 场地
   1. 确定地点（城市）
   2. 确定日期
   3. 选择会议场地
   4. 选择附属地点：宾馆、饭店、咖啡厅、酒吧
5. 设计
   1. 主 KV
   2. 基调
   3. 视觉要素
   4. 网站用、手机展示用与印刷用素材
   5. 视频素材
6. 宣传
   1. 内容准备
   2. 媒体宣传
   3. 合作伙伴招募
   4. 召集参会者
7. 票务
   1. 门票销售
   2. 门票赠送
   3. 参会者分类
   4. 报名与核销
8. 差旅
   1. 讲师与嘉宾差旅
   2. 交通接驳
   3. 住宿安排
9. 餐饮
   1. 午餐
   2. 茶歇
   3. 晚宴
   4. 特殊饮食需求
10. 内容
    1. 官网、报名页、主持词、工作手册
    2. 联系人表、进度表、模板
11. 物料
    1. 胸牌、导视、签到表、餐券、礼品
    2. 印刷制作、验收、运输、发放
12. 工具
    1. 沟通、项目管理、报名、统计
    2. 现场执行和数据归档
13. 出品人制度
    1. 分论坛、特色活动、专题工作坊内容负责人

现场与收尾

1. 现场事务
   1. 布展
   2. 灯光
   3. 音响
   4. Slide 播放
   5. 交流场所
   6. VIP 会议室
   7. 座次安排、进度控制、安保与医疗、危机处置
2. 志愿者
   1. 招募
   2. 培训
   3. 分工
   4. 现场调度
3. 财务法务
   1. 预算
   2. 收支管理
   3. 知识产权相关
   4. 赞助相关
   5. 服务外包相关
4. 问卷
   1. 会前问卷
   2. 会后问卷
   3. 数据整理
   4. 复盘输入
5. 素材整理
   1. 照片
   2. 视频
   3. 演讲材料
   4. 媒体报道
6. 关系维护
   1. 讲师与嘉宾维护
   2. 赞助商维护
   3. 合作伙伴维护
   4. 社区与参会者维护
7. 盘点收益

模板与清单

1. 模板索引
2. 总控进度表
3. 赞助权益表
4. CFP 文案
5. 讲师邀请信
6. 志愿者分工表
7. 现场 Runbook
8. 物料清单
9. 财务预算表
10. 会后问卷
11. 会后复盘模板

版本说明

当前版本：0.1.0 草稿重构版。

整理日期：2026-05-24。

当前状态：

1. 已按“基础认知、筹备执行、现场与收尾、模板与清单”重组目录。
2. 已将章节统一为手册格式，并补充“最小可执行版本”。
3. 已新增 10 份可复用模板和清单。
4. 后续仍需要继续补充真实案例、数据、图片、链接和更多贡献者经验。

更详细的版本记录见 版本记录。

参考资料

• 《成功的会务组织》作者: 安・J・博姆
• 《实用办会会务手册》编撰: 冯培丽
• 《会务不简单》作者: 徐志坚 黄礼彬 吴杰机
• COSCon 历届开源年会组织经验
• 本仓库 templates/ 目录中的可复用模板和清单

贡献者

本指南采用开源协作方式维护，欢迎有社区会议、开源年会、技术活动、志愿者组织、赞助合作、现场执行和会后复盘经验的朋友继续补充。

贡献内容可以包括：

1. 新增真实案例和复盘。
2. 修正章节中的流程、术语和链接。
3. 补充模板、表格和检查清单。
4. 提供 COSCon 或其他开源社区会议的经验。
5. 将通用建议与具体案例进一步拆分。

关于本文

本文是一次经验分享的尝试，我们试图用开源的方式，来分享我们在主办开源技术会议和社区会议方面的经验。也非常欢迎所有对此有经验、有教训、有心得的朋友，一起来参与这个文档的编写。