Meer ontbrekende stukken in openbesluitvorming: ontbreken toezichtsrapportages en bestuurlijke reacties

[guidol-ive]

In ieder geval bij de gemeente Harderwijk staan bijvoorbeeld toezichtsrapportages en de bestuurlijke reacties onder het agendapunt "Lijst ingekomen stukken".

De lijst ingekomen stukken bevat dus ook brieven vanuit het college en van toezichthouders. Naast ongetwijfeld iedereen die iets wil delen.

Vanuit het oogpunt van open besluitvorming vind ik beschikbaarheid rapportage door een toezichthouder en de reactie van het college hierop een noodzaak.

Echter, dit agendapunt is niet openbaar gedeeld via het raadsinformatiesysteem en de officiele documenten zijn dus voor burgers niet vindbaar.

Hoe kunnen deze groepen geidentificeerd en toegevoegd worden?

Of is het verstandig om dit in de disclaimer toe te voegen, of een button "Mist u een stuk?" waarmee men de griffie kan bereiken en vragen om die open te stellen.

Dit haakt aan bij:

Zijn er criteria die gehanteerd worden door Openbesluitvorming.nl om stukken niet beschikbaar te maken die wel openbaar zijn in het raadsinformatiesysteem?
Kan een griffie of andere beheerder van een raadsinformatiesysteem opname in openbesluitvorming.nl verhinderen, maar het wel openbaar zetten in de eigen site (ik begreep dat dat per vergadertype mogelijk kan in iBabs)?
Is er een overzicht in hoeverre dit gebeurt en is op een makkelijke manier hiervan een verschillenlijst op te vragen?
Hoe en op welke momenten vinden aansluitingscontroles plaats op aantal documenten tussen bron en openbesluitvorming.nl? Zijn die ergens terug te vinden?

van #258

[joepio]

Antwoord op de vier vragen, want die zijn precies te beantwoorden.

1. Criteria om stukken niet op te nemen: geen. Wij importeren alles wat de publieke API van het raadsinformatiesysteem teruggeeft: vergaderingen, agendapunten, documenten, moties, registers (ingekomen stukken, raadsvragen, toezeggingen, sinds Registers are documents too, and coverage is measured #264) en opnames. Het enige dat wij zelf weglaten zijn documenten waarin een BSN wordt aangetroffen (quarantaine) en documenten die de bron zelf als niet-openbaar markeert.
2. Kan een griffie opname verhinderen maar het stuk wel op de eigen site zetten? Ja. Bij iBabs is de publieke API een aparte "publieke account" per vergadertype; wat daar niet in zit, bestaat voor ons niet, ook als het portaal het wel toont (Coevorden en Velsen hebben helemaal geen publiek account, Coevorden missing data: no public account #166). Bij Notubiz is de permission_group per vergadering en per module bepalend. Jouw Harderwijk-voorbeeld is zo'n geval: het agendapunt is niet publiek in de API.
3. Overzicht en verschillenlijst: de wekelijkse dekkingscontrole (coverage op /api/status, zie de API-documentatie) vergelijkt per bron wat de API noemt met wat wij hebben en geeft een steekproef van ontbrekende ids. Wat de API niet noemt kan zij per definitie niet zien; dat verschil is alleen met de hand vast te stellen, zoals jij deed.
4. Aansluitingscontroles: elke zondag, sinds deze week; de uitkomst staat per bron op /api/status en is ook de basis van Ontbrekende stukken in openbesluitvorming: geen volledigheid #258.

Een "Mist u een stuk?"-knop richting de griffie vind ik een goed idee en precies de plek waar dit thuishoort: het is een publicatiekeuze van de gemeente, geen technisch gat. Dat is een productbeslissing; ik laat dit issue daarvoor open staan.

[guidol-ive]

Dank voor toelichting!

Misschien dat ik erg als controlerend accountant denk, maar punt 1 en 2 geven wel wat zorgen, die ik deels ook bij een provincie terughoorde als reden om niet aan te sluiten. Daarom paar suggesties:

• ergens zichtbaar maken hoeveel documenten in eigen quarantaine en gemiddelde leeftijd in quarantaine zodat je statistisch kunt zien hoe erg het is (in principe moet dit leegstromen als de griffie BSN e.d. wegpoetst in nieuwe versie)
• dito zichtbaar maken - als meetbaar - wat door bron wel via getoond getoond wordt maar met vlagje niet-openbaar. Als niet meetbaar: dit melden. Dan is het een documented “feature” of “restriction”.
• als griffie zelf kan sturen dat bepaalde stukken alleen via de eigen site openbaar zijn maar niet via openbesluitvorming.nl dan is wel fijn als de raad daarop een signaal kan krijgen en eventueel daarop handelen. Je wilt uitsluiten als raad dat iemand de indruk kan krijgen dat gevoelige documenten ergens weggestopt worden a la introductie van de intergalactische snelweg van https://en.wikipedia.org/wiki/The_Hitchhiker's_Guide_to_the_Galaxy_(novel)?wprov=sfti1

Is het mogelijk dit laatste punt als signaal ergens per bron vast te leggen? Bijvoorbeeld of een griffie bevestigt dat alles openbaar staat voor openbesluitvorming dat ook voor het eigen portaal op openbaar staat.