LibreRooms

ENGLISH BELOW

LibreRooms est une web-app open source de gestion de réservation de salles, développée en Laravel. Elle permet aux organisations de mettre à disposition leurs espaces (salles de réunion, locaux associatifs) et de gérer les réservations de manière simple et efficace.

Fonctionnalités

Propriétaires

• Gestion de plusieurs propriétaires de salles, avec chacun leur configuration, leurs options de facturation, leur monnaie, etc.
• Chaque propriétaire peut avoir plusieurs utilisateurs: lecteurs (peuvent voir les salles privées), modérateurs (peuvent gérer les réservations), administrateurs (peuvent créer/modifier des salles, modifier le propriétaire)

Salles

• Création facile de salles, avec plusieurs possibilités de personnalisation (présentation, localisation, images, conditions)
• Page de liste des salles et page de présentation des salles
• Tarification paramétrable (réservation courte, journée entière), possibilité de définir un fonctionnement à prix libre
• Fonctionnalité "secret" pour transmettre des codes d'accès avec un lien valable pour une durée limitée
• Visibilité publique ou restreinte des salles
• Possibilité d'ajouter des champs personnalisés au formulaire de réservation pour chaque salle
• Possibilité d'ajouter des options payantes pour la salle, sélectionnables pour chaque événement lors d'une réservation (utilisation du beamer, accès à la cuisine...)
• Possibilité d'ajouter des réductions pour la salle (fixes ou en pourcentage) - par ex. "Entité à but non lucratif"
• Gestion de salles avec différents fuseaux horaires

Réservations

• Calendrier interactif avec visualisation des disponibilités
• Réservations multi-jours et multi-créneaux
• Flux de validation (en attente / confirmée / annulée / terminée)
• Génération de documents pdf (confirmations, factures)
• Notifications par email (confirmation, rappel, annulation) pour les propriétaires et les locataires
• Réservations possibles avec ou sans compte
• Option "don supplémentaire"
• Option "réduction particulière" (que le propriétaire peut accorder)

Facturation

• Gestion basique de facturation (suivi des échéances, possibilité d'envoyer des rappels)
• Génération de factures avec données de paiement aux formats: SEPA avec QR code, QR-facture suisse, International (IBAN/BIC)
• Annulation / recréation des factures possible indépendamment des réservations

Intégrations

• CalDAV : Synchronisation bidirectionnelle avec calendriers externes (permet par exemple de bloquer la salle sans passer par le système de réservation)
• WebDAV : Stockage des pdf de confirmations et factures sur serveur distant
• OIDC : Authentification SSO via fournisseurs d'identité externes (Nextcloud OIDC implémenté) - fusion des comptes selon email

Gestion des utilisateur·ice·s

• Création / modification de comptes / vérification email / réinitialisation des mots de passe
• Hiérarchie de privilèges : admins globaux, admins des propriétaires, modérateur·ice·s (par propriétaire), lecteur·ice·s (par propriétaire)
• Comptes sans privilèges (permet de préremplir ses données de contact et voir ses réservations)

Contacts

• Création de "Contacts": personne physique ou personne morale avec coordonnées
• Les "Contacts" peuvent être utilisés comme coordonnées du locataire lors de la réservation (préremplissage pour locataires réguliers)
• Les propriétaires sont également associés à un "Contact"
• Les "Contacts" peuvent être partagés entre plusieurs utilisateur·ice·s

Configuration

• Possibilité de définir des configurations système par défaut utilisables par les propriétaires (paramètres CalDAV, WebDAV, etc.)
• Gestion des fournisseurs d'identité
• Interface de configuration initiale de l'environnement (base de donnée)

Vues mobile

• Vues mobile-friendly

Prérequis

• PHP 8.2+
• Composer 2.x
• Node.js 20+ et npm
• SQLite/MariaDB/MySQL/PostgreSQL
• Apache ou Nginx
• (Optionnel) Serveur CalDAV pour la synchronisation calendrier
• (Optionnel) Serveur WebDAV pour la synchronisation des documents

Installation

1. Installer l'application

git clone https://github.com/theosche/libreRooms
cd libreRooms
./install.sh

2. Créer la base de données (exemple)

CREATE DATABASE librerooms;
CREATE USER 'librerooms'@'localhost' IDENTIFIED BY 'votre_mot_de_passe';
GRANT ALL PRIVILEGES ON librerooms.* TO 'librerooms'@'localhost';
FLUSH PRIVILEGES;

3. Configurer un serveur web

Diriger un serveur web vers /project/path/public Exemple de config vhost apache ici.

4. Ajouter une entrée crontab pour les tâches planifiées

sudo crontab -u www-data -e
* * * * * cd /var/www/html/libreRooms && php artisan schedule:run >> /dev/null 2>&1

5. Configuration initiale

Accédez à l'application via votre navigateur. Un assistant de configuration vous guidera pour :

1. Connecter la base de données et définir les paramètres de l'environnement
2. Créer un compte d'admin global
3. Configurer les paramètres système obligatoires

Utilisation

Premiers pas

1. Créer un contact: Avant de créer un premier propriétaire, il faut créer le contact qui y sera associé
2. Créer un propriétaire
3. Créer une salle : Associez une salle au nouveau propriétaire. Configurez les différents paramètres. Ajouter des options, des réductions ou des champs personnalisés si souhaité
4. C'est prêt ! Les utilisateurs peuvent visualiser la salle et la réserver.

Licence

Ce projet est distribué sous licence GNU GENERAL PUBLIC LICENSE.

Contribution

Les contributions sont les bienvenues ! N'hésitez pas à ouvrir une issue ou un pull request sur GitHub.

---

LibreRooms

LibreRooms is an open-source room booking management web app, built with Laravel. It allows organizations to make their spaces available (meeting rooms, community venues) and manage bookings in a simple and efficient way.

Features

Owners

• Management of multiple room owners, each with their own configuration, invoicing options, currency, etc.
• Each owner can have multiple users: viewers (can see private rooms), moderators (can manage bookings), administrators (can create/edit rooms, edit the owner)

Rooms

• Easy room creation, with many customization options (description, location, images, conditions)
• Room listing page and room presentation page
• Configurable pricing (short booking, full day), with the option to define a pay-what-you-want model
• "Secret" feature to share access codes via a time-limited link
• Public or restricted room visibility
• Ability to add custom fields to the booking form for each room
• Ability to add paid options for the room, selectable per event during a booking (projector usage, kitchen access...)
• Ability to add discounts for the room (fixed or percentage) - e.g. "Non-profit organization"
• Room management across different timezones

Bookings

• Interactive calendar with availability visualization
• Multi-day and multi-slot bookings
• Validation workflow (pending / confirmed / cancelled / finished)
• PDF document generation (confirmations, invoices)
• Email notifications (confirmation, reminder, cancellation) for owners and tenants
• Bookings possible with or without an account
• "Additional donation" option
• "Special discount" option (that the owner can grant)

Invoicing

• Basic invoicing management (due date tracking, ability to send reminders)
• Invoice generation with payment data in the following formats: SEPA with QR code, Swiss QR-bill, International (IBAN/BIC)
• Invoice cancellation / recreation possible independently of bookings

Integrations

• CalDAV: Bidirectional sync with external calendars (e.g. to block a room without going through the booking system)
• WebDAV: Storage of confirmation and invoice PDFs on a remote server
• OIDC: SSO authentication via external identity providers (Nextcloud OIDC implemented) - account merging based on email

User management

• Account creation / editing / email verification / password reset
• Privilege hierarchy: global admins, owner admins, moderators (per owner), viewers (per owner)
• Unprivileged accounts (allows pre-filling contact details and viewing own bookings)

Contacts

• Creation of "Contacts": individuals or organizations with contact details
• "Contacts" can be used as tenant details during a booking (pre-filling for regular tenants)
• Owners are also associated with a "Contact"
• "Contacts" can be shared between multiple users

Configuration

• Ability to define default system configurations usable by owners (CalDAV, WebDAV settings, etc.)
• Identity provider management
• Initial environment setup interface (database)

Mobile views

• Mobile-friendly views

Prerequisites

• PHP 8.2+
• Composer 2.x
• Node.js 20+ and npm
• SQLite/MariaDB/MySQL/PostgreSQL
• Apache or Nginx
• (Optional) CalDAV server for calendar synchronization
• (Optional) WebDAV server for document synchronization

Installation

1. Install the application

git clone https://github.com/theosche/libreRooms
cd libreRooms
./install.sh

2. Create the database (example)

CREATE DATABASE librerooms;
CREATE USER 'librerooms'@'localhost' IDENTIFIED BY 'your_password';
GRANT ALL PRIVILEGES ON librerooms.* TO 'librerooms'@'localhost';
FLUSH PRIVILEGES;

3. Configure a web server

Point a web server to /project/path/public Example Apache vhost config here.

4. Add a crontab entry for scheduled tasks

sudo crontab -u www-data -e
* * * * * cd /var/www/html/libreRooms && php artisan schedule:run >> /dev/null 2>&1

5. Initial setup

Access the application through your browser. A setup wizard will guide you through:

1. Connecting the database and setting the environment parameters
2. Creating a global admin account
3. Configuring the required system settings

Usage

Getting started

1. Create a contact: Before creating the first owner, you need to create the contact that will be associated with it
2. Create an owner
3. Create a room: Associate a room with the new owner. Configure the various settings. Add options, discounts, or custom fields if desired
4. You're all set! Users can view the room and book it.

License

This project is distributed under the GNU GENERAL PUBLIC LICENSE.

Contributing

Contributions are welcome! Feel free to open an issue or a pull request on GitHub.